档案信息化是离不开数字化档案的建设。随着现代社会各种科技的井喷式的发展，档案应用数字信息化技术的发展成为一种必然的发展趋势，将为人们的社会生活带来非常大的便捷，所以为了适应社会的发展需求，档案也应该逐步推进数字化建设的进程，为此信息化利用主要平台就是档案网站的建设，是从依赖场馆和工作人员转为主要依赖网络和数据库方式的转变，想要发挥档案信息化的应用实际价值，就需增加对档案网站的投入，主要是资金和技术方面的支持，这些都是摆在档案信息化建设中的需要解决的条件。
1 数字化档案建设
1.1 前期调查研究
在档案进行数字化建设之前，工作人员应该进行研究和调查，并对档案的利用现状进行把握与全面分析；与此同时单位需要成立档案数字化建设领导小组，制定具体的阶段性目标、工作目标和长远目标，比如档案数字化建设的程度，网站建设目标的设施设备采购等，并协调不同部门间的合作与支持。确定的实施目标要与实际情况相结合，充分考虑到可用的资源和人力限制等情况。
1.2设备设施的使用
数字化档案的终端设备，需要充分利用扫描仪、数码相机等设备设施把纸质或其他类载体中的档案信息进行数字化处理及转换，和接收归档的电子档案一起作为档案数字化的基础资料，通过对数字化档案数据进行录入、归类处理和带接收上报等功能的档案管理软件系统，建立数字档案文件电子系统、数字目录查阅利用系统、数字化档案分享利用系统等功能性管理软件，把数字化档案汇集成电子文献利用信息化平台的基础。
2 档案信息化网站建设
随着新技术的发展互联网技术也在进步发展，这为档案数据的信息化提供了腾飞的翅膀，数字化档案信息建设网络化的目的就是是通过互联网把数字化的档案信息利用网站平台进行上传发布、查阅分享的目的，最终实现档案管理的信息共享；网站建设就成为这个环节中的重点，为了更好的为使用者提供服务，须做好一些工作。
2.1 网站建设的前期准备工作
要想制作成为一个需求者满意的档案网站，那么网站的前期建设准备工作进行充足的准备就显得非常重要了，单位虽然配置了档案信息化的终端设备，对相关的人员也进行了培训，但是单位的网络的通畅性还需要进行维护和保障，终端设备系统的配置需要提高，信息化的设备不能只是用来进行简单的输入资料，必须进行档案的成分做好归类和整理利用工作的规划，跟上网络化的发展，加快档案信息化的前进步伐，提高科学管理和运行方式。
2.2 网站建设设计界面需注意的问题
(1)档案网站网页的美观和实用性。在设计信息化网站界面的时候，应该遵循用户至上的原则，基于人们在长时间的使用电脑过程中不易让眼睛产生疲劳感，网页采用的色彩颜色基调为偏浅色，这样的界面对人的视觉冲击较小，因此考虑最为重要的因素是色彩外观。档案网站栏目设置需要注重关注的是根据档案的利用拓展特点，在重要的位置上考虑人们的使用习惯参照进行设计建设，可以是在左侧或顶部，也可以将栏目中的一些重要内容设置为动态的闪动方式，体现醒目动感
(2)档案网站使用的流畅性。在进行界面的布局上聘请工作经验丰富、专业性知识掌握较为扎实的网站设计人员。结合档案网站建设的特点考虑，尽可能的避免一般网站设计过程中出现文字或者图片的反复的堆积，也需要避免发生界面给予比较混乱、拥挤等情况，进行有针对性的分析研究，同时注意网站的项目栏的主次布局需合理的把控，防止影响到广大使用者访问阅读、了解的兴趣，翻阅资料所浪费的时间极大的缩短，因此，布局的结果是否良好，并且能够准确、迅速的检索，将影响档案网站投入使用后的档案点击率以及实际的利用率。
(3)档案网站使用的便利性。一个档案网站建设好坏的重要标志是网站的使用是否达到需求者方便快捷获取信息的目的。根据数字化档案服务的形式，在设计过程中需要考虑出搜索功能的多样化，如通过标题、立档单位和文号等不同方式，或者利用搜索框下有经常被检索的关键字，能让用户不输入的查找，这就是人性化。用户可以依据相应项目栏可以找到需要的资源；站内检索按照一个检索把所有相关文档提供给用户是难以实现的，为了让需求者可以看到是否是需要的东西，方便使用，就需要根据用户的体验度来及时调整或者改进检索方式。
2.3 信息化网站建设的技术性
(1)信息化网站利用的交互性。在档案网站进行建设过程中，要求网站的设计建设一定要满足档案信息化为用户提供优质的对外服务功能的需求，同时要求设计元素的表现要多元化，搜索时可以达到便利性。档案信息化利用的交互性是档案网站必须具备的一个主要功能之一，一可以提供数字化信息档案的在线实时查询，二可以提供库存档案数据库的相关数据的查询，实现为档案资源的使用者提供有目的性的资源查询，有效地提高了利用效果。

(2)信息化网站网页的稳定性。稳定的网页建设是影响网站使用率的重要因素，只有为用户提供稳定的网页，网站的快速稳定运行，自然就可以为用户创造一个平稳的良好的使用环境，针对在实际网上操作中遇到的问题，需要网站建设者在注重网页外观设计的同时，提高稳定高效的的网页，这无疑要求网站的打开速度一定要快，而且要能够平稳运行，二者不可或缺，如果网站打开速度很慢，或者根本无法正常打开浏览，这样情况下网站的建设就失去了原本的意义，所以增强利用信息化档案资源者对档案网站的体验感觉，会给用户留下一个良好的印象。
(3)信息化网站的安全性。档案信息资源具有特殊性，由于网站程序制作存在漏洞，为了提高档案信息的安全，网站需要请专业的公司来开发系统，堵住后台漏洞，同时需要选用恰当的杀毒防木马类安全软件，对档案信息在互联网中的利用进行有效地防护处理，这样安全性能得到极大的提高；在档案数字信息划过程中，要建立内部独立的档案数据化信息网络，与互联网网络进行有效地隔离；在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，以保证各种数据档案信息的安全。
2.4 档案信息化利用网站的建设目标
(1)档案网站建设的基本立足点。是建立在切实为库存信息化档案实现远程利用并为其提供良好服务的平台的基础之上，通过建立各种功能比较丰富、服务比较齐全的档案网站，提高信息化档案的利用率，还可以通过建立利用平台之间的互动性，可以突破使用单纯的档案的信息化利用的局面，切实帮助实现建设档案信息化利用和发展的进一步深入。
(2)扩展档案网站的实际影响力。现实生活中的人们不是因为自己确实需要相关的信息，很难投入多大的关注。这一原因也是造成档案数字化建设发展相对滞后的原因之一，所以加强对其档案网站的宣传力度，让更多的人了解这一技术的发展成果，可以为人们带来较多的便捷。宣传的形式可以是多种多样的，引导用户进行体验，切实提高实际中的利用率，才会进一步提升档案信息利用率。
(3)优化档案网站的运行设计简便化。档案网站的运行环境的重要性是不言而喻的，为了较好地提升档案网站的点击使用率，优化档案网站的对外服务平台的链接，链接设计建设的越是简单就越是有利于搭建馆藏档案网站与用户之间的有效联系，从而提升网站内的档案信息起到应用的作用，并且充分发挥数字化档案的效率。
概括的来说，信息化网站是数字化档案管理工作中的需要经历的一个阶段，在信息化网站建设的过程中，档案工作将会遇到各种各样的困难和挑战，档案网站的设计建设质量对于之后的档案网站利用效率有着较大的影响，特别是影响档案网站的价值和声誉，因此要站在全局长远发展的角度并且结合已经成功运行的信息化网站经验，进行档案网站建设的合理规划，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个为用户创建良好的体验感觉。

档案信息化建设普遍得以开展并取得了一定成果，但由于缺乏权威部门的统筹规划与考核标准，各地区档案信息化工作各自为政，不合规范者比比皆是。因此，如何科学开发利用档案资源，有效推进档案信息化建设，是值得我们深思的问题
一、档案信息化建设的重要意义
1、档案信息化建设是当前档案工作转型发展的迫切需要。当前我国信息化建设已进入快速发展阶段，档案利用方式和范围不断扩展，与之相对应的管理方式也在不断更新，各方面发展都迫切要求我们必须及时转变观念，加快馆藏档案的数字化进程，推进档案工作积极转型。
2、档案信息化建设是满足公众信息需求的一项重要举措。党的十九大报告指出，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。无论是公共服务机构还是普通民众对档案信息的需求都越来越强烈，且要求提高工作效率，客观上要求馆藏档案加快信息化进程，充分发挥档案信息更加广泛的社会服务价值。
3、档案信息化建设对于构建和谐社会有着重要的意义。伴随着改革开放的深入和社会经济的发展，档案信息化逐渐渗透到社会生活的各个方面，档案利用人次逐年增加，档案在化解社会矛盾、保障人民群众的合法权益等方面发挥着越来越重要的作用，是丰富社会资源结构和维护社会稳定的基石。
近年来档案部门投入大量的人力、物力、财力，加快纸质档案数字化处理进程，合作研发了文档一体化管理软件、制定了我市档案信息化工作三年规划、把档案信息化工作纳入了全市政务信息平台、初步实现了收发文电子化等，不断探索档案信息化建设的发展路径。
二、我市档案信息化建设的现状分析
1、标准规范缺失。不同程度的开展数字化工作，但多数部门不能正常有效的稳步推进，比如目录数字化不能做到完整、准确、规范，扫描的数字图像和命名不符合数字化要求，质量也得不到保障，最终只能成为电子垃圾，造成人财物的浪费。问题的根源在于档案信息化建设过程中的技术规范、数据质量控制等没有明确化，各县市各部门盲目上马，脱离实际，存在一步到位的功利思想。
2、经费得不到保障。我们于2002年已着手档案信息化工作，当时在山西省尚属第一家。在档案经费有限，人、财、物贫乏的情况下，我局领导带领全体工作人员将全部馆藏档案及每年新增接收的档案完成目录数字化工作并实现机检。经过十多年的艰辛努力，数字化工作取得了一定成就。但随着馆藏量的剧增，全文数字化压力依然很大，由于经费的不足，难以扩大规模或加快进程。各县级档案馆、市直单位的数字化工作更是艰难，除柳林县档案馆外，很多县级馆还没有实现馆藏档案目录100%数字化，有95%以上的市直单位没有能力购买档案管理软件，无法完成目录检索，更谈不上全文数字化，这在很大程度上影响着全市档案信息化建设进程。
3、专业人才短缺。档案信息化建设既需要熟悉网络技术、信息技术、数字技术的技术人才，又需要精通业务的专业人员。但现实不容乐观：档案部门处于冷僻弱势群体，工作强度大战线长，不受重视，不显成绩，优秀人才难以被吸纳进来；现有人员结构老化，学习意识不强，流动性大。诸多因素导致现阶段档案信息从业人员的专业技能和思维方式与档案信息化建设要求不相匹配，严重制约着档案信息化发展步伐。
三、推进档案信息化建设的几点思考
1、制定标准规范。档案信息化建设是一项长期的、系统的综合性工程，需要在科学规划的基础上，根据实际需要逐步开展。就我市而言，建议将档案信息化建设纳入到大数据产业发展整体规划之中，明确切实相关的标准规范，出台配套合理的政策制度，建立广泛认可的考核机制，从顶层积极引导其健康有序发展；各县级档案馆和市直单位应结合实情，全面考量优劣得失，充分重视档案工作的特殊性质，制定合乎实际的发展计划，分步实施，量力而为，力戒盲目、功利、各自为政的思想，避免重复劳动造成资源浪费。
2、加大经费投入。建立档案信息化与经济统筹发展的经费投入机制，切实把档案信息化建设所需经费列入财政预算，纳入制度化轨道。经费投入要有规可循、有章可依，并针对具体困难和问题安排专项经费以保证所需资金，从而实现档案信息化建设的有效推进。
3、培养专业化人才。专业化的档案人才是档案信息化建设中不可或缺的部分。对于这一部分的实现，档案管理部门应构建专职人员的长期培训机制，推动培训常态化规范化，对在岗人员每年进行定期业务培训，坚持“缺什么，补什么”，增强培训的实用性和针对性；同时争取组织人事部门的支持，把档案部门进人的专业和特长要求作为一项制度固定下来，科学设置职务、职称，并采取合理的激励手段，为其建功立业提供宽阔舞台和良性成长空间。 

供应商采购管理系统开发节省了大部分企业管理成本，基于电子商务互联网发展需求，采购管理系统的辅助企业管理人员效率、降低采购环节中企业运行的成本支出等特点，成为供应商采购企业首选。
一、采购管理系统计划和采购预算子系统
采购预算是采购部门为配合公司年度销售预测或生产计划（包括产品品种、数量），对所需求的原料、物料、零件等数量及成本做详实的估计，以利整个企业目标的实现。采购系统计划与预算是企业年度预算的重要组成部分，它的建立要以年度采购系统生产计划、用料清单和存量管制卡为依据，设定物料标准成本指标体系和监控价格涨跌变化之规律，针对现实状况进行必要求调整，实行动态滚动管理方法，提高采购系统计划与预算子系统在实际过程中的准确性、实用性和可操作性。
二、企业采购平台开发供应商采购子系统
正确考查、评估、认证和选择适当的在线采购系统供应商，是采购与供应管理工作成功的关键。俗话说“男怕入错行，女怕嫁错郎”，其实“采购最怕找错供应商”。不管价格如何便宜，如果采购供应商选择不当，日后会后患无穷。
供应商的开发是为今后采购工作的顺利进行打下坚实的基础，为此，企业采购平台供应商的确立必须成立评选小组，确定科学、合理和系统的评审项目，一般包括经营状况、企业资信、制造能力、技术水平、品质性能、管理绩效等指标进行评审，把合格厂商按A（最好）、B（良好）、C（较好）分级建立档案。每半年重审评估一次，根据《供应商评估制度》，从品质、成本、价格、服务水平、交货周期、履行合约的承诺与能力等得分高低重新划分调整，进行动态管理，没有终身制，把企业采购平台供应商开发与管理有机结合起来，实现在线采购系统平台境的最佳选择。
三、在线采购系统绩效评估子系统
包括采购部管理系统目标绩效考评制度，采购人员绩效考评制度，供应商绩效考评制度。在建立在线采购系统绩效评估子系统时，要正确、重点设定与选择最能反映和代表采购绩效的指标体系，明确绩效考评的目的、原则、程序与方法，合理选定考评人员和设置考评机构，正确及时反馈考评结果和认真搞好考评工作总结，保证考评内容重点化、考评指标定量化、考评手段科学化、考评结果客观化。
一般来说，电子采购系统组织绩效指标体系包括采购（计划完成及时率）、物料质量（来料合格率）、采购成本（价格差额比率）、采购周期、供应（供应准确率）、库存（库存周转率）、服务满意度等，与供应商绩效指标体系和采购人员绩效指标体系是有所不同的。企业如能建立部门绩效子系统，并持续进行评估，就能及时有效地发现电子采购系统工作中存在的问题，制订改善的措施和解决的方案，确保电子采购系统目标的实现和绩效的提升。
四、电子采购系统资讯子系统
电子采购系统搭建由资料数据库存、业务操作系统、业务管理系统、决策支援系统、电子商务系统五个部分组成。为了迎接全球电子化的挑战，企业界导入或引用电子商务已是大势所趋，更是提升其竞争力的有效手段。电子采购系统信息子系统的全面导入不仅提升采购效能，更为重要的是给采购部门及整个组织管理带来明显的收益。现在企业经常使用的是ERP（企业资源计划系统），这能使我们获得更多、更新、更全面、更精确、更及时的资讯，利用电子采购系统平台资讯拓展采购视野，帮助在与供应商谈判时掌握主动权，提高工作效率和改善作业流程，有更多的时间放在采购管理系统平台策略和绩效提升等重要工作上去。
五、在线采购管理系统集合制度、标准、程序流程子系统
为了全面、准时、有效地完成采购工作，实现生产计划、物料需求计划同物料采购三者之间的同步运作与均衡制造，达成整个组织的目标，必须要有完善的管理制度，明确的工作标准，适用的运作程序和合理的作业流程为前提。
在这里我们把采购与供应管理系统组织分成四个层次：
一是企业采购平台管理制度，主要是制定解决采购组织部门的方向、关键与重大的管理问题；
二是在线采购管理系统工作标准，按工作岗位拟订、衡量工作做得好坏的基准，是用于检验考评工作人员是否称职的依据；
三是电子采购系统运作程序，规定采购工作层面各接口环节的运作程序；
四是在线采购系统作业流程，更为详细地制定出各项具体业务的作业流程图，明确指导采购人员按作业流程正确执行工作指令，及时完成本职工作任务。这些都是采购系统规范化管理的基础，有利于采购管理工作全面走上正轨。
六、企业采购管理平台策略规划子系统
企业采购管理平台包括采购政策（大政方针）策略规划、成本价格策略规划、采购品质策略规划、支持供应策略规划、环境变动策略规划和存储策略规划等。全球经济竞争日趋白炽化，促使企业经营的策略规划与管理也愈来愈受到重视，如何制定企业未来发展的最佳策略，并付诸实施，无疑是企业决策者必须面对的重大问题。
正因如此，实施采购管理系统策略规划的目的是通过策略性的规划管理，从企业长期经营目标出发，结合外部采购环境的变动，并分析企业所处的内外环境优劣因素，以求利用自己的长处和抓住外部的机遇，克服自身的弱点和规避外部的风险，采取积极的对策迎接挑战，使企业采购活动由被动变主动，化劣势为优势，从而实现采购供应商平台企业在未来的发展中获得良好的采购收益。

电子招投标在社会各个领域的运用，让人们接受了招投标系统这种新工具，《电子招标投标办法》的出台，也为招投标的未来格局做了明确规划。但是依然有很多人对电子招投标的认识存在模糊不清的问题，认为电子招投标仅仅是一款软件。本文将从更大的视角为您呈现真实的电子招投标，纠正认知误区。

首先，电子招投标交易平台不仅仅是一套软件。软件是为用户提供信息化服务的程序、文档和数据的集合体，用以满足人机互动的需求，而电子招投标的交易平台则须在互联网的条件下进行，不仅要实现人机互动，更强调协调性，强调实现不同主体和角色间的协同和响应。所以，决定电子招投标运行是否顺畅的，是平台所具有的社会性、开放性和演进能力。这不是通过纯粹叠加软件功能所能解决的。

第二，电子招投标不仅仅是单纯的在线流程。流程是以技术手段固化的业务操作导向，用以控制在线业务的规范运行，是电子招投标活动的无形载体，却不是电子招投标的全部。电子招投标有着除流程管理之外的丰富内涵，比如可以规范采购、防止暗箱操作等。

第三，电子招投标不仅仅是招投标企业信息化。信息化是发展、利用以计算机为主的智能工具革新传统、造福社会的发展过程，对于企业来说，信息化程度代表企业应用智能工具的能力和水平，但这种能力和水平仅可作为电子招投标的有益条件，却不是必要条件。换句话说，信息化可以提升招投标参与各方的生产效率，但电子招投标的含义远比单一提升效率要来得广泛。形象的比喻就是，一个传统手工式企业，只要他愿意，就算没有ERP系统，照样可以把产品放在电子商务市场里卖。电子招投标平台就是这样，它可以通过互联网将所有企业纳入进来，无论企业有没有信息化系统，都可以在平台上进行电子招标、投标、采购。

因此我们认为，电子招投标就是招投标行业的电子商务，它是以制度为基础、以网络为介质、以信用为保障、以交易为驱动、以监管为秩序的电子商务生态系统，他有一套全新的运行规则，其推行的意义也不仅仅在于生产效率的提升或实现了传统产业工具化，更重要的是，它为招投标行业的商业环境带来划时代变革。

在这个划时代的变革大潮中，思想转变的速度决定企业的成败，顺应趋势积极投身电子招投标的企业将在新一轮竞争中胜出。正确的认识电子招投标，打造适合企业需求的招投标系统，已经迫在眉睫。

政府采购作为“阳光事业”的概念早已深入人心，《中华人民共和国政府采购法》实施十七年来，财政部门在政府采购目录和限额标准制定、采购方式审批、采购需求管理、评审专家征集使用、代理机构考核等方面改革创新，有力促进政府采购事业不断发展，公务支出更加阳光。政府采购在公开、公平、公正的环境中规范操作，在维护国家利益和社会公共利益，抑制腐败行为促进廉政建设等方面发挥了积极作用。由于我国各省、市、自治区社会经济发展不平衡，政府采购的组织实施手段地区间存在一定差异，政府采购电子化水平更是参差不齐。
一、电子化政府采购发展相对滞后
政府采购在国外已有较长历史，许多国家专门针对电子化政府采购立法，以欧盟为例，欧盟委员会早在2004年就通过了一系列涉及电子公共采购的新的指令，它不仅将政府采购若干关键的流程使用信息技术以法律形式进行了规定，还将电子签名纳入了法律之中。而我国政府采购事业起步较晚，发展时间仅30余年，电子化政府采购发展相对滞后，在一些地方仅仅实现了政府采购公告、专家抽取、中标（成交）公告电子化，其他采购环节需要供应商到代理机构现场办理，这在一定程度上影响到供应商参与政府采购个活动。一是供应商报名获取采购文件，需要派人到代理机构现场登记获取纸质采购文件，需要付出时间成本、差旅费用。二是供应商编制纸质投标文件费用较高，一般制作一套纸质投标文件至少需花费1000元人民币。三是供应商编制纸质投标文件盖章签字易疏漏，发现错误后修改难，如果出现错误，供应商需要重新打印，重新盖章签字，费时费力且造成大量纸张浪费，有的投标文件多达数百页，容易因个别签字盖章的疏漏造成废标。四是影响采购项目评审，评标专家翻阅纸质投标文件工作量较大，人工汇总评分时易出错，同一评标室中的专家打分时可能受到相互干扰。
二、电子化招投标系统建设势在必行
为贯彻落实中央深改委审议通过的《深化政府采购制度改革方案》和《国务院办公厅关于聚焦企业关切进一步推动优化营商环境政策落实的通知》（国办发〔2018〕104号）有关要求，构建统一开放、竞争有序的政府采购市场体系，财政部于2019年7月26日发出了《关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》（财库〔2019〕38号，以下简称“《通知》”），就促进政府采购领域公平竞争、优化营商环境相关事项作出规范要求，特别是明确提出加快推进电子化政府采购。笔者认为，财政部作为政府采购最高监督管理部门，已经吹响了向电子化政府采购进军的冲锋号，我们全国各地同仁将快马加鞭，加快建设招投标系统，大力推进电子化政府采购。
《通知》要求推进采购项目电子化实施。要加快完善电子化政府采购平台的网上交易功能，实现在线发布采购公告、提供采购文件、提交投标（响应）文件，实行电子开标、电子评审。逐步建立电子化政府采购平台与财政业务、采购单位内部管理等信息系统的衔接，完善和优化合同签订、履约验收、信用评价、用户反馈、提交发票、资金支付等线上流程。加快实施“互联网+政府采购”行动。积极推进电子化政府采购平台和电子卖场建设，建立健全统一的技术标准和数据规范，逐步实现全国范围内的互联互通，推动与公共资源交易平台数据共享，提升供应商参与政府采购活动的便利程度。
推进电子化政府采购首先要建设电子招投标系统，完善电子化政府采购平台的网上交易功能。建设电子招投标系统要依据《政府采购法》及其实施条例、《电子招标投标办法》、《公共资源交易平台管理暂行办法》、财政部关于政府采购的相关法规和政府采购政策精神，建立多功能的子系统，诸如采购执行系统、在线开标系统、辅助评标系统、统计分析系统、档案管理系统，监督管理系统等。实现在线发布采购公告、提供采购文件、提交投标（响应）文件，实行电子开标、电子评审。
三、电子化政府采购优化营商环境
加快实施“互联网+政府采购”行动，积极推进电子化政府采购平台建设，逐步实现全国范围内的互联互通，推动与公共资源交易平台数据共享，提升供应商参与政府采购活动的便利程度。切实优化营商环境，促进政府采购公平竞争，提高供应商参与效率，节省供应商参与成本。
（一）系统报名降低参与成本。通过电子招投标系统，供应商报名获取采购文件，不用再跑到代理机构现场，在其办公地点通过电脑登陆代理机构招投标系统，线上即时完成项目报名，免费下载采购文件，对异地跨省区供应商节约效果尤其明显。一家供应商按照每年异地参与政府采购项目30次计算，每次投标耗费差旅费5000元以上，可为其节省参与成本约15万元。
（二）投标保证金增强保密性。传统方式下供应商报名成功后，需将投标保证金递交到指定银行账户，存在供应商身份信息泄露的潜在风险。供应商通过电子化招投标系统生成虚拟账户，代理机构和其他参与者均不能查看到供应商递交保证金的身份信息，可以有效防止供应商身份信息泄露后被不法利用，确保供应商投标的公平性。
（三）投标（响应）文件编制节约高效。供应商编制纸质投标（响应）文件既要花较高的制作费用，又可能因盖章签字疏漏而废标。供应商通过电子化招投标系统制作电子版投标（响应）文件优势明显。一是节省交易费用，供应商只需要花费几百元办理数字加密证书，无需其他任何费用，该证书一年有效期内可以重复免费使用，如果供应商已有数字证书，在有效时间内制作投标（响应）文件零成本；二是大幅减少制作时间，一般情况下电子投标（响应）文件编制、汇总封装时间比纸质投标（响应）文件缩短一半以上，制作效率至少可以提高50%；三是批量签章避免漏签，供应商可以在投标（响应）文件所有页面上进行一键签章，有效避免因漏签而废标；四是修改调整方便快捷，供应商在开标前，可以随时对自己的投标（响应）文件进行修改完善，使用系统专用工具非常便捷地编制和上传电子化投标文件，可以减少报价清单中的错项、多项、漏项及不合理报价情况
（四）投标（响应）文件递交方便。投标供应商通过电子招投标系统远程上传加密的电子投标（响应）文件，方便快捷。接收投标（响应）文件的时间由原来60分钟延长至整个等标期，供应商在开标前均可递交投标（响应）文件，减少了供应商因开标当天迟到造成投标失败的风险。同时，减少了供应商运送密封纸质投标（响应）文件至开标地点的风险，因为供应商在运送过程中要特别注意避免磕碰，以保护投标（响应）文件密封完好送达。
（五）开标评标环节智能高效。开标现场工作人员通过电子招投标系统对电子投标（响应）文件进行解密，电子开标唱标效率大幅度提高。在项目评审环节，以前评标专家需翻阅纸质投标（响应）文件工作量较大，人工汇总评分时容易出错，同一评标室中的专家打分时可能受到相互干扰。通过电子招投标系统评审，评标系统按链条式流程分步评分、自动关联评分项及汇总评分。评审过程不可逆、废标条款固化、系统自动计算得分等手段，全程最大限度的降低了个别评标专家责任心不强、业务不精等长期都无法解决的人为因素，有效促进供应商参与政府采购活动的公平公正。
（六）主管部门远程在线监督。以往政府采购主管部门对传统采购项目的监督以现场监督为主，但因受制于监督人员数量，无法做到政府采购项目监督全覆盖。通过电子招投标系统的远程监督系统，财政部门不用到代理机构现场，远程在线监督本项目开评标全过程，可更好地保障供应商的合法权益。会商系统自动保存所有评审影音录屏资料，不可篡改，为政府采购事后监管提供可追溯条件；采用投标（响应）文件制作特征码识别技术等，分析判断围标串标的违规违纪行为，切实优化公平竞争的营商环境，有效保障供应商参与政府采购的合法权益。

采购合同是企业(供方)与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。以下是小编为大家整理的关于采购合同审批流程图，给大家作为参考，欢迎阅读!
一、发布采购信息
发布采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息发布机构进行发布，以有效、便利地进行信息递送。
实践中，采购信息发布应把握以下原则:第一，坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视同仁，不可人为设置“歧视性壁垒”，不可提出品牌需求。第二，加强信息发布工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三，对于涉密的采购信息，应积极进行“降密”和“去密”处理，最大限度地公开项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出候选单位建议，列明候选单位的优先顺序;采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。
一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力;具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;要求参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求，对供应商的资格进行审查。”
另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在发布招标文件或采购公告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成，通常包括以下方面:一是技术因素，专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等;二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等;三是价格因素;四是履约保障因素，关键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障;最后，对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中，应当注意以下几个问题:
第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由公共采购关系到公众和社会利益，所以公共采购合同文本必须按照特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管机关(部门)行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求:“装备采购主管机关(部门)应当按照国家和军队的有关规定，对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面，严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正;供应商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通告，并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关(部门)审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题:
一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购主管机关(部门)的签章后才能获得法定效力。
另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定:“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。”同时《装备采购条例》规定，“装备采购合同经装备采购主管机关(部门)确认后生效”，即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验，为了充分维护社会和国家利益，维护合同的权威性和严肃性，除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关(部门)的签章确认
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志，是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题:
第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效:一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害公众、社会和国家利益的;恶意串通，损害公众、社会和国家利益的;以合法形式掩盖非法目的的;违反法律、法规的强制性规定的;合同当事人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后签订合同的。合同确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产;给对方造成损失的，过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
《政府采购法》第47条规定:“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。”《装备采购条例》第41条也规定:“总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当在装备采购合同生效之日起15日内，将装备采购合同报总装备部备案。总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当对装备采购合同订立情况实施监督、检查。”
设立合同备案法律制度的目的，一是通过备案制度便于采购主管机关(部门)对公共采购合同订立情况实施监督检查，强化合同订立过程的管理，防止违规行为的发生[5]。二是通过合同备案，可以及时了解公共采购合同的订立情况，采购经费的控制情况，以及便于采购经费的及时拨付。三是便于其他供应商了解、查阅和掌握采购合同的有关情况，为社会监督提供便利。总之，实行公共采购合同的备案制度对促进合同订立的规范化管理，提高公共采购合同订立质量具有重要作用。